#21 - Sự tập trung là nền tảng của hoạch định chính sách và chiến lược
Ngô Hoàng
Khủng hoảng khả năng tập trung trong thời đại bùng nổ thông tin
Ngày nay, các nhà hoạch định chính sách phải đương đầu với một nghịch lý đáng báo động: Trong khi khối lượng thông tin cần xử lý tăng theo cấp số nhân, khả năng tập trung sâu để phân tích và tổng hợp thông tin đó lại đang suy giảm nghiêm trọng. Nhiều nghiên cứu cho thấy con người hiện đại chỉ có khả năng duy trì khoảng ba đến bốn giờ làm việc trí óc chất lượng cao mỗi ngày, trong khi yêu cầu công việc thường đòi hỏi nhiều hơn gấp đôi con số đó. Đây không đơn thuần là vấn đề quản lý thời gian mà là cuộc khủng hoảng về năng lực nhận thức, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của các quyết định chiến lược và chính sách công.
Thực tế cho thấy khả năng xử lý đa nhiệm, một kỹ năng từng được ca ngợi trong môi trường công sở hiện đại, thực chất làm giảm năng suất đến 40%. Khi bộ não chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, một hiện tượng gọi là “dư lượng chú ý” xảy ra, nơi hình ảnh của nhiệm vụ A vẫn kéo dài và can thiệp vào hiệu suất suy nghĩ trên nhiệm vụ B. Đối với những nhà hoạch định chính sách, những người thường phải xử lý đồng thời các báo cáo phức tạp, dự thảo văn bản pháp luật và phân tích tác động xã hội, đây là một tổn thất không thể chấp nhận được.
Khoa học thần kinh về sự tập trung
Để xây dựng chiến lược tập trung hiệu quả, trước tiên cần hình dung cách thức não bộ hoạt động như thế nào. Nghiên cứu khoa học thần kinh cho thấy bộ não hoạt động theo chu kỳ kéo dài khoảng 90 phút, trong đó khả năng tập trung tăng cao rồi giảm dần. Đây là lý do tại sao những người thực hiện ở trình độ cao nhất thường tổ chức công việc theo các khối 90 phút, tiếp theo là các giai đoạn phục hồi từ 10 đến 20 phút. Việc cố gắng duy trì sự tập trung liên tục mà không nghỉ ngơi không chỉ làm cạn kiệt nguồn lực thần kinh mà còn dẫn đến quyết định kém chất lượng và sai sót tăng cao.
Điều quan trọng hơn cần biết là khả năng tập trung là một nguồn lực có giới hạn. Các nghiên cứu chỉ ra rằng sau bốn giờ làm việc đầu óc cường độ cao không gián đoạn, chất lượng tư duy bắt đầu giảm đáng kể. Đây là thông tin then chốt cho những người làm chính sách - thay vì cố gắng kéo dài giờ làm việc, họ cần tập trung bảo vệ và tối ưu hóa những giờ có năng lượng cao nhất, thường là vào buổi sáng khi mức độ cortisol tự nhiên tăng cao và bộ não ở trạng thái tỉnh táo tốt nhất.
Một phát hiện quan trọng khác là vai trò của cảm xúc và ý nghĩa trong việc duy trì tập trung. Tâm trí tập trung mạnh mẽ hơn nhiều khi được thúc đẩy bởi động lực nội tại hoặc mục đích rõ ràng. Các nhiệm vụ kết nối với một mục tiêu hấp dẫn hoặc bản sắc cá nhân kích hoạt sự tham gia cảm xúc cao hơn, từ đó làm dịu sự phân tâm và tăng cường khả năng chuyên chú. Đối với những người làm chính sách, điều này có nghĩa là việc liên kết công việc phân tích với tác động thực tế đối với người dân, với tầm nhìn dài hạn cho đất nước, không chỉ là động lực tinh thần mà còn là công cụ nhận thức để tăng cường hiệu suất.
Môi trường nhận thức và trạng thái tập trung
Sự tập trung không xảy ra trong chân không mà là sản phẩm của sự tương tác giữa tâm trí và môi trường. Nghiên cứu gần đây cho thấy ngay cả sự hiện diện của một chiếc điện thoại thông minh trong tầm nhìn, dù ở chế độ im lặng, cũng làm giảm đến 20% khả năng tư duy có sẵn. Bộ não phải liên tục chi một phần năng lượng để kìm hãm xung động kiểm tra thiết bị, tạo ra những gì các nhà khoa học gọi là “rối loạn trong não”. Đây là bằng chứng thuyết phục rằng tối ưu hóa môi trường là điều kiện tiên quyết, không phải là yếu tố phụ, cho công việc trí tuệ chất lượng cao.
Những người làm chính sách cần xây dựng những gì có thể gọi là “không gian tập trung chuyên dụng”. Đây không nhất thiết phải là một phòng riêng biệt vật lý, mà là một môi trường được thiết kế có chủ ý để giảm thiểu tải nhận thức bên ngoài. Nguyên tắc cốt lõi là loại bỏ mọi kích thích không liên quan mà bộ não phải xử lý, từ lộn xộn trên bàn làm việc đến các tab trình duyệt không cần thiết, từ thông báo email đến tiếng ồn môi trường. Mỗi yếu tố phân tâm được loại bỏ giải phóng một phần băng thông nhận thức cho nhiệm vụ chính.
Một khía cạnh thường bị bỏ qua là vai trò của tín hiệu cảm giác trong việc kích hoạt trạng thái tập trung. Bộ não có tính liên tưởng cao, có khả năng học cách liên kết các kích thích cụ thể với các trạng thái tinh thần cụ thể. Những người thực hiện ở trình độ cao thường sử dụng các tín hiệu như nhạc không lời nhất định, mùi hương đặc trưng, hoặc thậm chí một chiếc ghế cụ thể để báo hiệu cho não bộ rằng đã đến lúc vào chế độ làm việc sâu. Sau vài tuần lặp lại nhất quán, chỉ cần tái tạo những điều kiện này là đủ để não bộ tự động chuyển sang trạng thái tập trung, giảm thiểu đáng kể năng lượng kích hoạt cần thiết.
Cơ cấu thời gian và quản lý năng lượng tinh thần
Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quản lý công việc trí óc là coi thời gian như nguồn lực đồng nhất. Thực tế, không phải mọi giờ trong ngày đều có giá trị như nhau về mặt nhận thức. Nghiên cứu về nhịp sinh học cho thấy khả năng tập trung và ra quyết định của con người dao động đáng kể trong ngày, với đỉnh cao thường vào giữa buổi sáng và suy giảm đáng kể sau bữa trưa. Đối với những người hoạch định chính sách, hiểu và tận dụng nhịp điệu tự nhiên này là then chốt để tối đa hóa đầu ra trí tuệ.
Nguyên tắc “thắng buổi sáng, giải quyết một nhiệm vụ” không chỉ là khẩu hiệu động viên mà là chiến lược dựa trên bằng chứng khoa học. Bằng cách dành những giờ nhận thức cao nhất cho công việc phân tích phức tạp nhất, những người làm chính sách đảm bảo rằng chất lượng tư duy tốt nhất của họ được hướng vào những quyết định quan trọng nhất. Ngược lại, các nhiệm vụ hành chính, email, và cuộc họp thường quy nên được đẩy vào các khung thời gian năng lượng thấp hơn, khi khả năng tập trung sâu giảm nhưng vẫn đủ cho các hoạt động phản ứng.
Một chiến lược tiên tiến hơn là “gộp việc theo ngữ cảnh”, trong đó các nhiệm vụ tương tự được nhóm lại với nhau để giảm thiểu chi phí chuyển đổi nhận thức. Ví dụ, thay vì xen kẽ giữa đọc báo cáo, trả lời email, tham gia cuộc họp, và viết phân tích trong cùng một buổi sáng, nếu tính chất công việc cho phép, một người hoạch định chính sách có thể dành toàn bộ buổi sáng thứ Hai cho đọc và tổng hợp thông tin, buổi sáng thứ Ba cho viết lách và phân tích, và buổi chiều cho các cuộc họp và giao tiếp. Khi bộ não được phép ở trong một “chế độ” duy nhất trong thời gian dài, hiệu suất tăng vọt do không phải tốn năng lượng liên tục để chuyển đổi bối cảnh nhận thức.
Nghi thức và hệ thống tự động hóa
Ý chí là một nguồn lực hạn chế và không phải lúc nào cũng thật sự đáng tin cậy. Những người thành công nhất không dựa vào động lực hàng ngày mà xây dựng các hệ thống tự động giúp tập trung trở thành lựa chọn mặc định, không phải là nỗ lực đặc biệt. Đây là nơi vai trò của nghi thức và thói quen trở nên cốt yếu. Một nghi thức khởi động công việc được thiết kế tốt có thể rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để vào trạng thái tập trung sâu, trong khi một nghi thức kết thúc ngày giúp tách biệt rõ ràng giữa công việc và cuộc sống, bảo vệ thời gian phục hồi cần thiết.
Một nghi thức khởi động hiệu quả có thể bao gồm các bước sau: Xem lại mục tiêu cụ thể cho phiên làm việc; dọn dẹp không gian vật lý và kỹ thuật số bằng cách đóng tất cả các tab và ứng dụng không liên quan; cất điện thoại vào ngăn kéo hoặc túi xách; bật nhạc hoặc âm thanh tập trung đã quen thuộc; thực hiện vài phút thở sâu để điều chỉnh trạng thái sinh lý; và cuối cùng là bắt đầu với một “hành động vi mô” nhỏ để vượt qua quán tính ban đầu. Sau hai đến ba tuần lặp lại nhất quán như vậy, chuỗi hành động này trở thành tín hiệu mạnh mẽ báo cho não bộ biết đã đến lúc tập trung, và quá trình chuyển đổi diễn ra gần như tự động.
Tương tự, quan trọng là nghi thức kết thúc ngày giúp não bộ “đóng vòng lặp” các nhiệm vụ đang mở và chuyển sang chế độ phục hồi. Điều này có thể bao gồm việc xem lại những gì đã hoàn thành, ghi chú ba việc ưu tiên cho ngày hôm sau, xử lý các mối quan tâm còn lại bằng cách viết chúng ra để não không phải giữ chúng qua đêm, dọn dẹp không gian làm việc, và một tuyên bố rõ ràng về việc “hoàn thành công việc”. Một số nghiên cứu cho thấy những người thực hiện nghi thức kết thúc nhất quán có chất lượng giấc ngủ tốt hơn và khả năng phục hồi nhanh hơn, dẫn đến hiệu suất cao hơn ngày hôm sau.
Quản lý sự gián đoạn trong thế giới kết nối
Thách thức lớn nhất đối với công việc đòi hỏi trí tuệ sâu trong thời đại hiện đại không phải là thiếu thời gian mà là sự gián đoạn liên tục. Một nghiên cứu cho thấy nhân viên văn phòng trung bình bị gián đoạn cứ mỗi 11 phút một lần, và phải mất trung bình 23 phút để quay lại trạng thái tập trung đầy đủ sau mỗi lần gián đoạn. Phép tính đơn giản cho thấy đây là một cuộc khủng hoảng năng suất nghiêm trọng, đặc biệt đối với những người làm công việc phân tích chính sách phức tạp đòi hỏi tư duy sâu và liên tục.
Giải pháp khắc phục không phải là cố gắng loại bỏ hoàn toàn mọi gián đoạn, điều không thực tế trong môi trường làm việc hiện đại, mà là quản lý chủ động và có chiến lược thực hiện các kênh giao tiếp. Ở đây, kỹ thuật “gộp và nghi thức hóa nhiệm vụ nông” đặc biệt hiệu quả: Thay vì để email và tin nhắn xâm nhập ngẫu nhiên vào suốt cả ngày, hãy thiết lập các khung giờ cố định để xử lý chúng. Ví dụ, kiểm tra và trả lời email chỉ vào hai thời điểm trong ngày, nếu được là vào lúc 11 giờ sáng và 3 giờ chiều, với hộp thư đến đóng hoàn toàn trong các khoảng thời gian còn lại. Điều này không chỉ bảo vệ thời gian tập trung, mà còn thực sự tăng hiệu quả xử lý email, vì bộ não đang ở trong một “chế độ” nhất quán thay vì phải chuyển đổi liên tục.
Đối với những người có cương vị lãnh đạo hoặc quản lý, việc thiết lập “giờ văn phòng” rõ ràng có thể giải quyết vấn đề gián đoạn từ đồng nghiệp. Bằng cách công bố các khung giờ cụ thể khi bạn sẵn sàng cho các cuộc thảo luận không khẩn cấp, bạn tạo ra ranh giới rõ ràng mà mọi người có thể tôn trọng. Trong các khung giờ làm việc sâu còn lại, sử dụng các tín hiệu rõ ràng như đóng cửa, đeo tai nghe, hoặc đặt biển “đang tập trung” để thông báo rằng bạn không nên bị làm phiền trừ trường hợp khẩn cấp thực sự.
Chiến lược phục hồi và phòng ngừa kiệt sức
Một trong những hiểu lầm nguy hiểm nhất về năng suất là việc tưởng rằng làm việc nhiều giờ hơn luôn dẫn đến kết quả cao hơn. Thực tế cho thấy điều ngược lại: Sau một số lượng giờ làm việc nhất định trong trạng thái tập trung cao độ, lợi ích biên giảm mạnh và thậm chí có thể trở thành “âm” do mệt mỏi tích lũy và sai sót tăng lên. Đối với công việc trí óc đòi hỏi phán đoán và suy nghĩ phức tạp, chất lượng quan trọng hơn số lượng tuyệt đối.
Phục hồi tích cực không phải là xa xỉ mà là yêu cầu sinh học giúp bảo đảm cho hiệu suất bền vững. Nghiên cứu cho thấy các giai đoạn nghỉ ngơi chiến lược thực sự tăng cường tổng năng suất trong một khoảng thời gian làm việc dài hạn. Điều này bao gồm các khoảng giải lao trong ngày, chẳng hạn như các khoảng 10 đến 15 phút giữa các khối làm việc 90 phút, trong đó con người hoàn toàn tách khỏi công việc để di chuyển cơ thể, nhìn vào khoảng cách xa để thư giãn mắt, hoặc thực hành một hoạt động vô tâm nhẹ nhàng.
Quan trọng không kém là phục hồi qua đêm thông qua giấc ngủ chất lượng. Việc thiếu ngủ có tác động tàn phá đến chức năng nhận thức. Có nghiên cứu cho thấy chỉ một đêm ngủ kém có thể làm giảm 60% khả năng tập trung và ra quyết định ở ngày làm việc sau đó. Đối với những nhà hoạch định chính sách, những người thường phải đưa ra các quyết định có tác động sâu rộng, việc ưu tiên 7 đến 8 giờ giấc ngủ chất lượng không phải là tùy chọn mà là trách nhiệm nghề nghiệp. Giấc ngủ không chỉ phục hồi năng lượng mà còn là thời điểm bộ não củng cố ký ức, xử lý thông tin, và tạo ra các kết nối mới, tất cả đều cần thiết cho tư duy chiến lược.
Tập thể dục đều đặn là một yếu tố khác thường bị đánh giá thấp trong môi trường làm việc trí óc. Hoạt động thể chất làm tăng BDNF, một protein giúp não tạo ra các kết nối thần kinh mới và cải thiện chức năng nhận thức. Những người tập thể dục ít nhất 30 phút mỗi ngày, ngay cả khi chỉ là đi bộ nhanh, có khả năng tập trung bền vững cao hơn 25% so với người ít vận động. Đây không phải là sự đánh đổi giữa thời gian tập thể dục và thời gian làm việc, mà là khoản đầu tư mang lại lợi nhuận cao về năng lực nhận thức.
Thiền định và rèn luyện “siêu nhận thức”
Siêu nhận thức (metacognition) là khả năng “suy nghĩ về suy nghĩ của chính mình” hoặc “nhận thức về nhận thức của chính mình”. Ngoài các kỹ thuật quản lý môi trường và thời gian, có một chiều kích sâu hơn của việc phát triển khả năng tập trung: Rèn luyện bản thân khả năng meta-nhận thức, tức là khả năng nhận thức và quản lý các quá trình tư duy của chính mình. Đây là nơi thực hành chánh niệm và thiền định trở nên có giá trị không chỉ như các công cụ thư giãn mà như các bài tập huấn luyện trực tiếp cho “cơ bắp chú ý”.
Nghiên cứu khoa học thần kinh sử dụng công nghệ fMRI đã chứng minh rằng chỉ 8 tuần thực hành thiền định đều đặn có thể làm tăng mật độ chất xám trong các vùng não liên quan đến điều khiển chú ý và điều chỉnh cảm xúc. Điều quan trọng là thiền định không phải là về việc dừng suy nghĩ, mà là về việc luyện tập khả năng nhận ra khi tâm trí đi lang thang và nhẹ nhàng đưa nó trở lại điểm tập trung. Kỹ năng này có thể chuyển giao trực tiếp sang công việc: khả năng nhận ra khi bạn đang bị phân tâm và chủ động đưa chú ý trở lại nhiệm vụ chính.
Một hình thức thiền định đặc biệt hữu ích cho người làm chính sách là “thiền định phân tích”, trong đó thay vì chỉ quan sát hơi thở, người thực hành tập trung sâu vào một vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể, quan sát cách các suy nghĩ và hiểu biết xuất hiện mà không bị cuốn theo mỗi sự phân tâm. Đây thực chất là việc luyện tập khả năng tư duy sâu trong một môi trường được kiểm soát, xây dựng sức chịu đựng tinh thần có thể áp dụng cho công việc thực tế.
Xây dựng nếp “Thời gian không họp”
Trong khi các kỹ thuật cá nhân là nền tảng, tác động thực sự đến chất lượng hoạch định chính sách đòi hỏi thay đổi ở cấp độ tổ chức. Các tổ chức tôn trọng và bảo vệ công việc sâu tạo ra môi trường mà trong đó tư duy chiến lược có thể phát triển, thay vì bị nghẹt thở bởi văn hóa “luôn luôn kết nối” và họp liên tục.
Một cải cách đơn giản nhưng mạnh mẽ là thiết lập “thời gian không họp” chung cho toàn bộ tổ chức hoặc ít nhất là cho các nhóm làm việc cụ thể. Ví dụ, quy định rằng không có cuộc họp nào được lên lịch vào buổi sáng thứ Ba và thứ Năm, tạo ra các khối thời gian dài mà mọi người có thể lên kế hoạch cho công việc tập trung mà không sợ bị gián đoạn. Điều này không chỉ bảo vệ thời gian cá nhân mà còn giải phóng toàn bộ nhóm khỏi áp lực phải “có mặt” mọi lúc.
Các cuộc họp, khi cần thiết, nên được cấu trúc lại để tối đa hóa hiệu quả và tối thiểu hóa tổn thất nhận thức. Nguyên tắc “không laptop, không điện thoại” đã được chứng minh làm tăng 30% chất lượng tương tác và quyết định trong các cuộc họp. Khi mọi người thực sự hiện diện và tập trung, các cuộc họp kết thúc nhanh hơn với kết quả tốt hơn. Kết hợp với yêu cầu về chương trình nghị sự rõ ràng và mục tiêu cụ thể cho mỗi cuộc họp, những thay đổi đơn giản này có thể cải thiện đáng kể hiệu quả công tác cho mỗi đơn vị, tổ chức.
Kế hoạch phát triển dài hạn
Chuyển đổi khả năng tập trung từ điểm yếu thành thế mạnh không phải là việc có thể hoàn thành tức thời mà là một hành trình phát triển có hệ thống. Thí dụ một kế hoạch 3 tháng cung cấp đủ thời gian để các thói quen mới trở thành tự nhiên trong khi vẫn đủ ngắn để duy trì động lực và theo dõi tiến bộ.
Tháng đầu tiên nên tập trung vào việc thiết lập nền tảng: xây dựng một khối làm việc sâu 90 phút mỗi ngày, lý tưởng là vào buổi sáng, và loại bỏ nguồn phân tâm lớn nhất, thường là thiết bị di động. Không cố gắng thực hiện quá nhiều thay đổi cùng lúc. Mục tiêu là cho não quen với nhịp điệu mới và xây dựng niềm tin rằng tập trung sâu là có thể và có giá trị.
Tháng thứ hai, khi thói quen cơ bản đã vững chắc, hãy thêm các lớp tối ưu hóa: gộp email và giao tiếp vào các khung giờ cố định, thêm khối tập trung thứ hai vào buổi chiều nếu có thể, và bắt đầu theo dõi mức năng lượng trong ngày để hiểu nhịp sinh học cá nhân. Đây cũng là thời điểm để thử nghiệm với các tín hiệu và nghi thức khác nhau, tìm ra những gì hoạt động tốt nhất cho bạn.
Tháng thứ ba tập trung vào ổn định và mở rộng: xây dựng các hệ thống tự động qua checklist và công cụ, áp dụng kỹ thuật gộp việc theo ngữ cảnh cho các ngày hoặc tuần làm việc, và nếu có vai trò phù hợp, bắt đầu ảnh hưởng đến văn hóa làm việc rộng hơn của nhóm hoặc tổ chức. Cuối tháng thứ ba, thực hiện đánh giá toàn diện về những gì đã thay đổi, đo lường kết quả cụ thể, và điều chỉnh chiến lược cho giai đoạn tiếp theo.
Khả năng tập trung là lợi thế chiến lược
Trong một thế giới ngày càng phức tạp và đầy thông tin, khả năng tập trung sâu để xử lý, phân tích, và tổng hợp kiến thức không còn là kỹ năng tốt để có mà đã trở thành yêu cầu cốt lõi cho công việc trí tuệ chất lượng cao. Đối với những người hoạch định chính sách, những người mà quyết định của họ có thể ảnh hưởng đến hàng triệu người, việc phát triển khả năng này không chỉ là lợi ích cá nhân mà là trách nhiệm nghề nghiệp.
May mắn là khả năng tập trung không phải chỉ là bẩm sinh mà là kỹ năng có thể rèn luyện và phát triển thông qua thực hành có hệ thống. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc dựa trên bằng những chứng khoa học về quản lý môi trường, kiến trúc thời gian, nghi thức và thói quen, phục hồi chiến lược, và rèn luyện meta-nhận thức, bất kỳ ai cũng có thể chuyển đổi khả năng tập trung của mình trong vòng vài tháng.
Hành trình này có thể bắt đầu với một quyết định đơn giản: Từ ngày mai hãy dành 90 phút đầu tiên của ngày làm việc cho một nhiệm vụ quan trọng duy nhất, không điện thoại, không email, không gián đoạn. Chỉ 90 phút. Và từ nền tảng nhỏ đó, xây dựng dần một hệ thống toàn diện biến tập trung từ nỗ lực đặc biệt thành trạng thái mặc định. Đó là con đường từ làm việc bận rộn đến tư duy chiến lược, từ phản ứng đến chủ động, từ bị thông tin áp đảo đến làm chủ tri thức.
